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1 目的:收集、分析和利用顾客投诉的信息,使顾客的需求和期望不断得到满足,以此来促进产品质量改善与售后服务质量的提高。
2 范围:本程序适用于投诉处理。
3 引用标准
FSC/COC认证标准,公司内部规章制度。
4 职责
4.1投诉信息收集,并保存相关处理记录,确定顾客的
明示和潜在的需求,并及时传递给相关部门。
4.2各相关部门针对投诉信息,及时对应,必要时采取纠正
措施或预防措施。
4.3将投诉信息进行分析,及时处理和改进,并将结果提供给管理评审。
5 管理内容与控制要求
5.1信息收集
对产品质量、交付过程和服务等来自顾客方面的投诉或抱怨等;
5.2信息处理
5.2.1 业务部将调查收集到投诉数据和信息进行分析和汇总,作成《投诉处理报告》。对涉及付款、交货、运输等业务方面的投诉,由业务部和制造相关部门处理;对涉及质量问题等与产品有关的投诉,应将《投诉处理报告》与有关资料一起移交质检部处理。
5.2.2 质检部召集相关部门审理顾客关于产品质量等方面问题的投诉,分析查找原因,证实问题根源后,采取相应措施,必要时制定纠正措施(包括预防性措施)方案并组织实施,并将处理结果反馈给业务部。
5.3沟通:业务部在处理顾客投诉过程中,要做好与顾客的沟通,对所有顾客投诉应及时将处理过程和结果传递给顾客。
5.4改进
5.4.1业务部根据顾客满意度的调查结果,汇同相关部门寻找原因,采取相应的纠正措施预防措施,达到持续改进。
5.4.2业务部保存顾客投诉的处理记录并将顾客满意度调查及投诉处理结果提交管理评审。
5.5建立投诉记录表,保留相关信息和记录。投诉处理程序应符合以下规定:
a) 收到投诉2个星期内告知投诉者收到投诉;
b) 3 个月内调查投诉,并说明回应投诉的计划行动。如果需要更长的时间完成调查,应通知投诉者及组织的认证机构;
c) 对投诉和在此过程中发现的影响遵守认证要求的缺陷采取适当的行动。 对投诉事件进行整改和处理,并建立预防措施防止类似事件再发生,改善加工过程中的不足,使之符合认证规定。并将以上信息及时反馈给相关人员。
d) 投诉已成功解决或关闭时,通知投诉者和组织的认证机构。
6 形成的文件和记录
6.1投诉处理记录表
1.0目的
对与FSC 相关的人员进行相关知识的培训,确保这些部门的人员熟悉其本部门与FSC 产品实现过程有关的操作,从而确保FSC 产品得到良好的控制。
2.0 适用范围
所有本公司内与FSC 产品实现过程相关的人员。
3.0 权责
3.1 管理部人事负责组织公司各部门员工的培训工作。
3.2 其他部门也可提出培训需求表申请培训。
4.0 作业程序
4.1 公司根据各部门的情况进行针对性培训,相关的FSC 基础知识的培训课程如下:
a.FSC/COC 产销链管理体系基础知识
b.FSC 管理手册
c.FSC 各项标准内容
d.作业书
e.职业健康安全
4.2 各部门如工作需要,如有新人入职必须掌握FSC 知识的,也可以向管理部人事提出申请,由管理部人事组织相关的培训工作。
4.3 管理部人事负责培训的组织工作,根据各部门提出的培训需求,制定《FSC/COC 年度培训计划》,经总经理批准后,实施培训和考核;
4.4 管理部人事根据《FSC/COC 年度培训计划》落实培训的部门、内容、师资、时间的人员,将培训人员名单交给培训部门安排的实施,记录培训的效果,参与对培训人员的考核与评估;
4.5 为巩固培训效果,综合部可考虑对学员进行考核,培训考核方式由行政人事部负责展开,考试方式分为笔试、口试和实操等,对不合格者继续培训,直至合格方可上岗。
4.6 对培训情况进行记录,建立并保存各部门培训档案,培训档案保持至员工离职为止。
5.0 相关记录
5.1 FSC/COC 年度培训计划
5.2 培训记录表
本公司的生产经营遵守所有适用的贸易法律要求,所有以FSC名义销售的产品来自管理良好的森林、受控材料、回收材料或上述材料的综合来源。本公司对FSC产品所使用的物料来源和销售过程进行控制。
FSC认证材料的来源控制
A. 本公司FSC认证材料供应商应持有FSC认可的认证机构颁发的有效的FSC产销链证书;供应的材料应是供应商FSC认证证书范围所覆盖。
B. 每次供应的材料应被明确识别,须在外包装或产品上、采购单、、运输文件中说明。
C. FSC认证材料的运输文件和应提供供应商的FSC证书号及其FSC材料的声明。
FSC认证产品的销售控制
A. 本公司销售的FSC认证产品需在FSC认证证书所覆盖的范围内。需接受FSC认证机构的审核,以维持FSC产销链证书的有效性;
B. 每次销售的成品FSC产品的声明应被明确识别,须在外包装或产品上、、运输文件中说明。
C. FSC认证产品的运输文件和应提供本公司的FSC证书号及其FSC材料的声明。
FSC材料的运输、接收和确认
A. 公司采购部应通知供应商FSC材料在运输途中避免与其他材料混淆,FSC材料进厂后,由仓库对采购的FSC材料的规格、数量、种类和运输文件等进行验证。
B. 对暂不能识别的,应单标识隔离,告知公司采购部通知供应商处理。
C. 被识别为FSC材料的,由仓库入库手续,登录于FSC物料仓储台帐并进行标识等管理。
公司应保持所有FSC材料、产品采购、接收、销售和有效地确认FSC材料的来源的文件(如送货单/装箱单、购买和销售等),记录的保存时间应不少于5年。
当客户要求提供物料来源的信息时,由采购部联系供应商提供。
1.0 目的
使公司采购人员正确选择FSC 产品供应商,从而避免采购风险。
2.0 适用范围
本程序适用于生产所需FSC 产品的采购。
3.0 权责
3.1 采购部负责FSC 产品采购计划的安排和实施。
3.2 品保部负责对采购的FSC 产品进行验证
4.0 作业程序
4.1 质量方面要求供应商有规范的管理体系。
4.2 作为FSC 供应商的评估则依下述程序进行。
4.2.1 评估供应商的证书
进入并输入供应商的FSC 证书号码,对供应商作出以下方面的核查:
a.FSC 证书是否正确和是否**过有效期;
b.确认证书有效期是否与证书原件相符;
c.确认供应商的认证范围;
只有供应商证书在有效期内,且其提供评审的证书与网上查询到的信息相符时,才能被评为合格的FSC 产品供应商。
4.2.2 填写供应商信息
完成供应商评估后,将评估内容和供应商信息填入《合格供方名单》,供应商信息包括供应商名称、地址、负责人/联系人、电话号码、传真号码、证书
编号和产品类别等。
4.2.3 索取供应商资料
索取供应商FSC 证书复印件,以作选择合格FSC 供应商的依据,另外,在采购下订单前,营业人员可据此核对其证书有效期和认证的材料范围。
4.2.4 必须同时具备如下条件,才能成为合格FSC 供应商:
直接引用的外来文件,由各部门经理查阅后交由文管编号、登记和发放。
发外文件的控制
各部门如需将受控文件发放到企业外部,必须通过文管进行登记,在文件更改时,应到文管更改、作废等手续。但如果只是向客人展示公司实力时,这种情况,文管不进行这些方面的跟踪。
发外文件的控制
所有与FSC 相关的文件和记录至少需保存5 年。
相关记录
文件总览表
记录管理一览表
文件发放回收记录
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FSC认证认证费与培训的费用包括:认证费、费、差旅费、甚至是小意思,FSC认证FSC森林管理体系认证的费用在两万到四万之间。
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